8 Tips Event Organizer Berjalan Dengan Sukses
Sudah umum jika suatu acara yang besar terkadang ditangani oleh event organizer (EO). EO merupakan bisnis yang menjual jasa sebagai pelaksana suatu acara dalam berbagai bidang baik itu dalam bidang bisnis, kesenian, olahraga, pendidikan, kecantikan, maupun bidang lainnya. JikaAanda memiliki suatu acara dan tidak memiliki orang-orang yang cukup kompeten untuk melaksanakan acara atau bahkan tidak memiliki cukup orang untuk melaksanakan acara tersebut, maka menyewa suatu EO bisa menjadi solusi teraman. Lalu bagaimana suatu EO bekerja dalam suatu acara?
Pekerjaan EO tidaklah sedikit, tidak juga melibatkan segelintir orang. Terkadang EO harus mencari pekerja paruh waktu tambahan untuk melaksanakan acara-acara besar. Mereka menyusun tim sukses, menyusun program kerja, membagi kepanitiaan dan tugas-tugas, menyusun proposal acara dan mencari sponsor, membuat dan menyebarkan iklan, melaksanakan acara sesuai tugas-tugas yang dibebankan, mengumpulkan review baik dari klien maupun pengunjung, dan menyusun laporan pelaksanaan. Karena banyaknya hal yang harus dilakukan EO tersebut, banyak hal yang harus diperhatikan baik oleh klien yang menyewa EO tersebut maupun orang yang bekerja dalam bidang kreatif satu ini.
1. Bentuk tim sukses acara
Tim Sukses Acara atau panitia dari satu acara dengan acara lain bisa jadi berbeda tergantung kompetensi yang dimiliki oleh pegawai dari suatu EO. Terkadang mereka harus menyewa pekerja paruh waktu untuk memenuhi kuota kepanitian. Format kepanitiaan bisa beragam tergantung situasi dan kondisi acara. Hal terpenting adalah bahwa ketua panitia maupun ketua pelaksana yang ditunjuk harus menguasai seluk-beluk dari acara yang mereka bawakan.
Dalam pembentukan tim sukses, ada beberapa hal yang perlu diperhatikan oleh ketua panitia atau ketua pelaksanaan dalam penyusunan kepanitiaan acara. 1) Tempatkan pegawai sesuai dengan bakat dan minatnya. 2) Pastikan bahwa masing-masing seksi memiliki kesolidan dalam tim kecil mereka. 3) Minimalisir timbulnya sengkata intern atau antar seksi. 4) Pantau secara rutin perkembangan kerja dan pastikan mereka bekerja sesuai tugas masing-masing.
2. Susun program kerja
Program kerja harus disusun sesuai dengan keinginan klien. Di sini peran EO adalah sebagai pelaksana bukan pembuat, sehingga program-program kerja yang disusun oleh EO harus sesuai dengan permintaan klien. Program kerja yang telah jadi dikonfirmasi ulang kepada pihak klien apakah sudah memenuhi keinginan klien dalam membuat acara tersebut atau belum. Jika sudah tim sukses tinggal membagi tugas-tugas berdasarkan program-program kerja. Jika belum, tim sukses wajib memperbaiki program-program kerja dan memberikan konfirmasi ulang kepada klien untuk mendapatkan persetujuan akhir.
3. Bagi tugas
Pembagian tugas dilakukan oleh ketua panitia atau ketua pelaksana. Setelah kepanitiaan terbentuk, masing-masing pegawai memiliki tanggung jawab tersendiri sehingga mereka hanya perlu bekerja sesuai dengan bidangnya. Selain itu jika program kerja telah terbentuk secara terperinci, maka lebih jelaslah apa yang harus dilakukan oleh tim-tim kecil tersebut, semisal tim konsumsi harus mencari catering, tim dokumentasi harus menyediakan kamera, tim dekorasi harus menyewa panggung, dan lain sebagainya.
4. Buat proposal acara dan pencarian sponsor
Pembuatan proposal acara dilakukan oleh sekretaris dan bendahara dengan dipantau oleh ketua dan wakil ketua, sedangkan tugas menyebarkan proposal kepada instansi-instansi serta melakukan konfirmasi setelahnya merupakan pekerjaan tim sponsorship. Sponsor merupakan hal penting dalam pembuatan acara. Karena acara berjumlah besar terkadang tidak bisa ditanggung oleh uang klien saja, EO harus mencari sponsor juga demi kelangsungan acara. Sponsor juga dapat berfungsi membantu untuk memeriahkan acara.
5. Buat dan sebarkan iklan
Acara yang mengundang banyak orang harus memiliki iklan. Iklan bisa dipasang di berbagai tempat. Jika Anda bisa mendapatkan media mitra kerja selain sponsor, maka dengan menggunakan iklan tidak akan menjadi masalah besar. Iklan yang cukup efektif dan sering digunakan oleh banyak EO saat ini adalah melalui radio, majalah lokal, koran lokal, pamflet, dan banner di jalan. Iklan bukan saja harus menarik melainkan juga memberikan rasa penasaran bagi calon pengunjung agar mau meluangkan waktu untuk mengadiri acara.
6. Pelaksanaan acara
Pada hari-H, semua tim bekerja di lapangan. Bahkan seperti anggota sponsorship pun memiliki peran tersendiri dalam acara. Peran ketua pelaksana di sini sangat penting. Ketua pelaksana wajib berkeliling untuk memantau kerja tim-tim bawahannya. Jika terjadi masalah maka ketua pelaksana wajib bertanggung jawab dan secara cepat dan tanggap menyelesaikan atau meminimalisir masalah tersebut.
7. Pengumpulan review acara
Tugas ini dapat diserahkan kepada sekretaris atau tim-tim yang tidak bekerja pada hari-H. Membagikan kertas review atau mewawancarai beberapa pengunjung merupakan salah satu hal efektif yang dapat dilakukan. Review dapat digunakan sebagai sarana untuk memperbaiki kinerja tim EO. Review juga dapat didapatkan dari klien atau sponsor sebagai media testimoni yang dapat digunakan untuk menambah reputasi EO.
8. Buat laporan
Tugas sekretaris dan bendahara berlanjut sampai ke tahap ini. Sekretaris bertugas menyusun laporan pelaksanaan acara, sedangkan bendahara bertugas menyusun laporan keuangan. Laporan tersebut akan diserahkan kepada klien atau sponsor sebagai bentuk tanggung jawab tim pelaksana acara.
Tugas EO dalam acara tidaklah sedikit. Selain harus membentuk tim sukses yang solid, mereka harus menyusun program kerja, membagi tugas-tugas, mencari sponsor, menyebarkan iklan, melaksanakan acara seprofesional mungkin, mengumpulkan hasil review dari pihak-pihak terkait, serta menyusun laporan pelaksanaan acara dan laporan keuangan. Selain harus dapat bekerja dalam tim, EO harus memiliki kemampuan komunikasi yang baik juga kreativitas yang tinggi. Kemampuan komunikasi bermanfaat karena EO berhubungan dan berbicara dengan banyak orang baik itu klien, sponsor, maupun pengunjung, sehingga kepandaian berbicara menjadi ciri profesionalitas EO. Kreativitas sangat penting karena sejak awal bisnis ini memanglah bisnis dalam bidang kreatif dimana EO bertugas mencari ide dan konsep serta melaksanakannya secara nyata.
Demikian sekilas artikel tentang cara kerja event organizer. Semoga bermanfaat bagi para pembaca khususnya bagi para pebisnis event organizer. Sekian dan terimakasih.
