Event Organizer? Siapa Takut!
Pekerjaan di bidang event organizer, atau biasa disingkat EO adalah pekerjaan yang sekarang berkembang dan diminati para masyarakat muda. Umumnya, para remaja khususnya mahasiswa aktif, menyukai pekerjaan di bidang ini karena cukup menantang dan penuh kejutan. Menjadi seorang event organizer membutuhkan banyak keahlian, misalnya pandai bergaul, aktif, cepat tanggap, dan lain-lain. Berkecimpung di bidang ini membutuhkan kerja keras dan tidak menyerah menghadapi berbagai tantangan, karena pasti dibutuhkan proses dalam mencapai hasil yang diinginkan. Tidak hanya itu, memilih karir di dunia EO pasti membutuhkan jaringan yang kuat. Itu artinya, bertemu dengan banyak orang dengan berbagai kepribadian merupakan makanan sehari-hari yang dikonsumsi.
Prinsip kerja event organizer yang profesional adalah menyelenggarakan acara terbaik dan se-profesional mungkin kepada klien dan pelanggan apapun situasi yang dihadapi. Jadi, rintangan apapun yang dihadapi, pelayanan yang terbaik tetap harus diberikan. Event organizer sendiri mempunyai bermacam-macam jenis bidang yang ditekuninya, misalnya, khusus untuk seminar, pesta pernikahan, musik, dan sebagainya. Oleh karena itu, penting untuk mengetahui seluk-beluk pekerjaan yang nantinya akan dihadapi jika ingin berkecimpung di dunia event organizer ini.
1. Kelola seluruh acara
Sesuai dengan namanya, event organizer atau pengelola acara, maka tugas utama para event organizer adalah mengelola acara dari sebelum hingga sesudah acara berakhir. Terutama jika jenis EO yang digeluti adalah EO yang menyelenggarakan acara secara tersendiri, bukan dari permintaan klien. EO yang mengadakan acara musik atau konser misalnya, maka tugas EO tersebut adalah merancang dan mengelola acara dari mulai mengajukan proposal untuk mendatangkan sang artis, hingga menentukan tempat, tanggal, harga tiket, dan promosi acara, semuanya dipegang langsung oleh para pekerja EO tersebut. Namun biasanya, EO akan bekerja sama dengan beberapa perusahaan atau media untuk menjadi sponsor acara dan mempromosikan acara agar sukses. Tidak hanya itu, mengatur daftar pekerjaan sesudah acara juga menjadi bagian penting dalam pengelolaan acara. Hal- hal kecil seperti urusan sampah dan bantuan pekerja untuk merapikan tempat juga menjadi tugas pengelola acara atau event organizer.
2. Rencanakan detail persiapan acara
Pembuatan konsep acara sebelum acara dimulai merupakan poin penting dalam penyelenggaraan acara. Persiapan harus dimulai jauh sebelum tanggal acara berlangsung. Biasanya semakin besar acara yang akan digelar, semakin lama pula persiapan yang dibutuhkan. Dalam hal ini, ketepatan target perencanaan menjadi faktor penentu terselenggaranya acara tersebut. Pencarian sponsor, reservasi tempat, promosi, penentuan tanggal acara, dan target peserta adalah beberapa contoh yang harus dipersiapkan jauh sebelum acara berlangsung. Semakin detail persiapan yang dilakukan, semakin sempurna acara akan terselenggara. Konsep acara juga harus dipersiapakan secara matang demi kesuksesan acara nantinya.
3. Atur isi acara
Jadwal acara memiliki peran penting berlangsungnya sebuah acara. Pembuatan jadwal acara harus dibuat matang-matang dengan mempertimbangkan banyak hal, seperti waktu, durasi, dan isi acara. Usahakan acara yang direncanakan menarik untuk dinikmati, dan sesuai dengan permintaan klien jika ada. Selain itu, kesesuaian acara pembuka atau hiburan dengan inti acara juga patut dipertimbangkan karena akan mempengaruhi minat peserta acara. Hal lain yang harus diperhatikan adalah, ketepatan waktu dengan jadwal acara yang telah disepakati. Sering kali, hal itu menjadi masalah utama dalam EO di Indonesia, dimana jadwal acara dimulai tidak sesuai dengan yang tertera di pemberitahuan. Ada beberapa sebab yang terjadi, namun tugas utama EO adalah bertindak profesional untuk menepati jadwal yang telah disepakati.
4. Dekorasi tempat
Keindahan dan kenyamanan tempat acara merupakan tugas penting bagi seorang event organizer, khususnya wedding organizer. Semakin ahli EO, semakin mahir dalam menyulap tempat yang tadinya biasa saja menjadi dunia dongeng yang penuh pesona. Tidak hanya indah, tapi juga nyaman, hal itulah yang harus dihadirkan oleh para EO handal demi mendapatkan kepercayaan para pelanggan. Misalnya saja, dalam konser musik, EO setidaknya harus merancang panggung yang luar biasa dan aman bagi para penonton, juga menyediakan kursi atau tempat yang nyaman bagi para penonton. Disinilah kualitas EO juga dapat dilihat, dimana para EO yang bekerja semaksimal mungkin menghadirkan sebuah tempat megah yang belum pernah dilihat oleh siapapun sebelumnya.
5. Operasi bersih-bersih seusai acara
Kegiatan sesudah acara adalah puncak dari serangkaian acara yang diselenggarakan oleh para event organizer. Dari sinilah sebuah acara dapat dinilai sukses atau tidaknya, yaitu setelah acara berakhir. Respon peserta, antusiasme penonton, atau tanggapan klien, dapat dijadikan parameter keberhasilan acara tersebut. Namun jangan terbuai dulu apabila acara dianggap sukses dan memuaskan, karena mulai dari sini semua belum berakhir. Para panitia, atau anggota event organizer juga harus membantu untuk menyelesaikan acara dengan rapi persis sebelum acara dimulai. Hal ini berarti, seluruh anggota bertanggung jawab untuk mengkondisikan tempat yang rapi sama seperti saat sebelum acara berlangsung.
Merapikan peralatan, mendata alat-alat, hingga membersihkan sampah, merupakan hal sederhana namun mengemban tanggung jawab yang besar dalam melaksanakannya. Jangan sampai menjadi pihak yang kurang bertanggung jawab hingga menyepelekan tugas ini dan malah langsung pulang karena merasa acara sudah sepenuhnya berakhir, itu salah besar! Biasanya, di saat seperti ini, beberapa konflik kerap terjadi, karena bisa dipastikan semua anggota sudah merasa lelah dan ingin segera beristirahat. Oleh karenanya, seorang pemimpin dengan kepala dingin dibutuhkan untuk memimpin operasi pembersihan ini.
6. Evaluasi tim
Evaluasi tim wajib dilakukan, untuk mengetahui poin-poin kelemahan yang terjadi selama acara berlangsung, walaupun acara dianggap berhasil dan memuaskan. Kesalahan teknis, atau hal lain pasti kerap terjadi, oleh karenanya evaluasi dibutuhkan agar menjadi catatan penting untuk diperhatikan ke depannya. Evaluasi biasanya dilakukan setelah operasi pembersihan dilakukan. Ada yang melakukan pembahasan evaluasi di tempat acara, namun ada yang membahas di tempat lain, atau lain waktu untuk berkumpul kembali membahas hal ini lebih lanjut.
7. Laporan pertanggung jawaban
Acara sukses, jangan gembira dulu. Masih ada satu hal yang wajib dilakukan tiap bagian dalam event organizer, yaitu membuat laporan akhir. Semua divisi, terutama divisi keuangan wajib membuat dan mempresentasikan laporan kerja yang disampaikan dalam rapat pleno yang dihadiri oleh semua anggota EO. Hal ini wajib dilakukan untuk menjaga dan meningkatkan prestasi yang dicapai oleh EO tersebut. Jadi, setelah laporan ini selesai, barulah EO akan lega untuk mengadakan acara syukuran dan memberi gaji para anggotanya yang telah bekerja keras selama acara.
Itulah poin-poin penting yang patut diperhatikan jika ingin mendalami dalam bidang event organizer. Acara yang sukses akan terselenggara jika para anggota EO saling memahami dan solid satu sama lainnya. Perlu dipertimbangkan juga, sifat kerja keras untuk menghadapi segala rintangan, karena mengelola sebuah acara tidaklah mudah. Maka dari itu, penting untuk memahami pekerjaan seperti apa event organizer itu. Semoga artikel ini bermanfaat bagi para pembaca. Sekian dan terimakasih.
