11 Tips Manajemen Waktu Efektif
Merasa tidak punya waktu sering dialami oleh banyak orang. Namun sebenarnya tidaklah demikian. Waktu 24 jam sehari merupakan jumlah yang ideal. Manusia diberikan waktu untuk dikelola dan diatur. Bukan sebaliknya. Banyak yang tidak sadar justru merekalah yang diperbudak waktu. Jika dibiarkan terus-menerus, Anda hanya akan terjebak pada pekerjaan dan rutinitas. Tidak ada waktu bersama keluarga, tidak ada waktu untuk teman, bisa jadi tidak ada waktu untuk diri Anda sendiri.
Lalu apa kuncinya agar tidak kehabisan waktu? Menambah waktu atau mengurangi pekerjaan? Adakah cara y ang lain? Masalahnya bukan terletak pada banyaknya waktu dalam satu hari. Bahkan misal dalam satu hari ditambah menjadi 30 jam, kekurangn waktu tetap akan terjadi. Intipermasalahan ada di skala prioritas. Jika Anda pandai membuat sakla prioritas, lakukan agenda-agenda paling utama. Setelah itu agenda-agenda kecil akan menyusul untuk diikuti. Berikut ada lima tips manajemen waktu efektif.
1. Buatlah Skala Prioritas
Pertama, kenali dulu apa yang dibutuhkan, bukan apa yang diinginkan. Pengertian kebutuhan dan keinginan sngatlah berbeda. Kebanyakan orang belum bisa membedakan mana yang dibutuhkan dan mana yang diinginkan. Setelah itu, dahulukan hal-hal penting. Dengan demikian hal-hal kecil lainnya akan mengikuti.
2. Kurangi Rapat
Tidak akan ada hasil maksimal yang dapat dicapai dari sebuah rapat. Bagi sebagian orang, rapat merupakan tempat untuk bersembunyi atau berpura-pura menjadi penting. Justru sebaliknya, rapat mengurangi waktu Anda. Waktu dua jam untuk rapat bisa dimanfaatkan untuk menyelesaikan pekerjaan lain. Undangan-undangan untuk rapat sebaiknya dikurangi. Kirimkan wakil untuk menghadiri rapat. Jika terpaksa Anda harus memimpin rapat, lakukan dan selesaikan secepat mungkin.
3. Catatlah Hal-Hal Penting
Buatlah tiga catatan dan tandai dengan warna berbeda. Pertama, catat hal-hal yang ingin dilakukan di bulan ini. setelah itu, catat hal yang ingin deilakukan di bulan depan. Warna ketiga, catat hal-hala yang akan dilakukan pada dua bulan setelahnya. Membuat catatan seperti ini juga berguna agar tidak lupa.
4. Buatlah Daftar Kegiatan
Buatlah empat daftar kegiatan yang mencakup kegiatan harian, mingguan, bulanan dan tahunan. Meskipun sedikit merepotkan, daftar kegiatan akan sangat membantu. Waktu Anda menjadi lebih terorganisasi. Bahkan hingga 10 tahun ke depan, hal apa yang harus dikerjakan sudah diketahui dari sekarang.
5. Selsesaikan Pekerjaan Secepat Mungkin
Jika skala prioritas dan daftar kegiatan sudah dibuat, lakukan eksekusi kegiatan secepat mungkin. Misalkan Anda mengalokasikan waktu untuk persiapan kerja selama satu jam, dengan mengerjakan lebih cepata, Anda bisa menghemat menjadi 30 menit. 30 menit sisanya bisa digunakan untuk pekerjaan lain.
6. Manfaatkan Sela-Sela Waktu
Biasanya orang-orang menggunakan sela-sela waktu untuk menelepon, mengirim email, atau menulis pesan singkat. Ketika menunggu pesawar, ketika mendengarkan seminar, atau bahkan ketika menunggu lapu merah. Secara tidak sadar mereka telah melakukan sesuatu yang salah. Paling tidak ada tiga kesalahan mengapa hal tersebut kurang tepat. Pertama, komunikasi yang dilakukan akan terburu-buru. Hal ini dikrenakan sebagian manusia tidak bisa foku pada dua hal. Kedua, komunikasi yang terburu-buru berdampak tidak baik. Lawan bicara Anda mungkin merasa sedikit diabikan. Anda kehilangan waktu yang seharusnya bisa digunakan untuk melihat, membaca, dan mendengar.
7. Konsisten
Konsisten dari segi bahasa berarti tetap atau sesuai. Lakukanlah daftar kegiatan sesuai dengan yang sudah direncanakan. Berjanjilah pada diri sendiri untuk selalu mengikuti jadwal. Seringkali jadwal sudah dibuat namun pelaksanaannya tidak sesuai rencana. Hal ini karena tidak adanya konsisensi dari pembuat jadwal untuk menaatinya.
8. Disiplin
Konsisten dan disiplin erat kaitannya. Disiplin merupakan sikap taat dan patuh pada hal yang sudah menjadi tanggung jawabnya. Jika konsisten sudah bisa diterapkan , disiplin secara otomatis akan terbentuk. Namun tanpa disiplin, konsisten tidak akan tumbuh.
9. Jangan Biasakan Menunda-Nunda
Lakukan yang bisa dilakukan sekarang. Sekali menunda maka akan seterusnya menunda. Jangan biasakan meremehkan hal kecil. Biasanya yang muncul dalam benak seseorang ketika akan mengerjakan sesuatu adalah perkataan ‘Ah nanti masih bisa, dikerjakan nanti saja’. kalau sudah seperti ini, niat untuk segera selesaikan pekerjaan akan hilang. Karena bisa dikerjakan nanti, Anda memilih untuk mengerjakannya nanti. Satu kali nanti, dua kali nanti, lama-kelamaan ‘nanti-nanti’ terus.
10. Tepat Waktu
Salah satu cara mengelola waktu adalah tepat waktu. Lakukan rencana-rencana Anda dengan tepat waktu. Jangan biasakan terlambat. Sepertinya sepele karena sudah sering dilakukan. Sadarkah Anda bahwa terlambat memiliki dampak yang kurang baik? Terlambat akan merusak jadwal dan mengacaukan suasana. Agenda yang sudah terjadwal dengan rapi namun karena suatu keterlambatan, semua rencana menjadi berantakan. Kalau sudah seperti itu, semangat untuk melanjutkan aktivitas juga akan hilang karena tidak lagi sesuai dengan harapan.
11. Penghargaan dan Hukuman
Agar lebih seru, buatlah sistem penghargaan dan hukuman untuk diri sendiri. Tidak usah muluk-muluk. Terapkan saja target tertentu lalu beri penghargaan bagi diri sendiri jika bisa menyelesaikannya. Sebaliknya, jika tidak sesuai target, berilah hukuman untuk diri sendiri juga. Sistem seperti ini sering berhasil diterapkan. Adanya penghargaan dan hukuman akan menumbuhkan semangat tersendiri untuk berkompetisi.
Lima tips di atas semoga dapat membantu. Kembali lagi kuncinya ada pada diri sendiri. Niat untuk mendisiplinkan waktu dan mengelola waktu dengan baik membutuhkan tekad yang besar juga. Sepuluh tips di atas dapat dijadikan sebagai acuan. Ada dua poin yang bisa digarisbawahi dari 11 tips di atas. Prioritas, konsistensi, dan disiplin. Dengan menentukan prioritas, Anda akan mengetahui hal apa saja yang harus dan tidak harus dilakukan saat itu. Konsisten dan disiplin membantu mewujudkan prioritas tersebut. Tanpa dua hal itu, agenda hanya tinggal agenda. Semoga berhasil.
