5 Teknik Praktis dalam Mengatur Waktu
Waktu bagaikan pedang. Siapa yang tidak bisa menggunakannya dengan baik, maka ia akan sangat merugi, bagaikan senjata makan tuan.
Jika Anda pernah membaca cara mengatur waktu di dalam buku atau pergi ke beberapa pelatihan dan seminar manajemen waktu, mungkin Anda akan mendapatkan ilmu yang berbeda-beda. Tapi intinya adalah bagaimana bekerja dengan waktu yang singkat namun hasilnya luar biasa. Bagaimana mengerjakan beberapa hal tapi terlaksana semua.
Anda bisa saja melaksanakan semua tips yang didapatkan di buku atau seminar, tapi pahamilah efektivitasnya. Anda bisa menyaring semua tips yang didapatkan menjadi beberapa bagian, dan itu yang harus dilakukan untuk manajemen waktu.
Berikut ini BisnisHack akan membahas kunci-kuci utama dalam mengatur waktu :
Teknik # 1:. Membuat dan menggunakan daftar
Di kehidupan kita, pada dasarnya tidak ada manajemen waktu yang tidak mengajarkan kita untuk membuat daftar kegiatan. Manajemen waktu berfungsi untuk mengatur kegiatan. Bagaimana mungkin kita bisa mengatur waktu kalau kegiatannya tidak ada. Maka, syarat pertama adalah menuliskan kegiatan itu sendiri.
Anda tidak bisa segala hal, baik tugas maupun ide, di dalam kepala. Berikut ini adalah jenis-jenis daftar yang bisa Anda buat, ada empat :
1. Jadwal Anda. Daftar ini adalah untuk satu tahun ke depan, hari demi hari, bulan demi bulan.
2. Things-to-Do List. Ini adalah daftar yang mencatat tentang apa yang harus Anda lakukan dalam jangka waktu harian, mingguan, maupun bulanan. Anda bisa menyusun skala prioritas disini.
3. People-to-Call List. Di daftar ini Anda bisa mencantumkan daftar orang-orang yang harus dihubungi, ditemui atau ditelepon.
4. Rencana Pertemuan. Untuk bagian ini, Anda bisa menyebutkan kegiatan atau pertemuan ringan dengan teman, keluarga, dan sebagainya.
Anda harus membuat dan melaksanakan daftar ini dengan disiplin,untuk memudahkan Anda dalam mengatur sistem kerja harian. Jika Anda tidak membuat daftar ini, Anda mungkin akan kerepotan dan tidak produktif.
Teknik # 2:. Bantulah otak dalam mengingat dengan file pengingat
Idenya sederhana: Anda memiliki 90 file folder: yang putih nomor 1 sampai 30, yang biru bernomor 1 sampai 30, dan yang merah nomor 1 sampai 30 untuk mewakili jadwal bulanan, selanjutnya bulan dan bulan selanjutnya.
Contohnya, jika Anda memiliki jadwal untuk bertemu seseorang rekan kerja di luar kota pada tanggal 15 bulan depan, Anda bisa menuliskan jadwal itu, kemudian masukkan ke dalam folder biru (bulan depan) bernomor 15. Dengan begitu, Anda akan terbantu untuk mengingat. Dan, setelah itu, pada tanggal 15 bulan depan, pengingat tadi akan muncul dengan sendirinya dan mengingatkan Anda untuk melakukannya.
Gunakanlah dan manfaatkanlah file atau aplikasi pengingat, tujuannya untuk mengurangi kekacauan, membantu otak dalam mengingat, dan membantu mengatur kegiatan sehari-hari Anda
Barangkali Anda sudah mengetahui bahwa ada banyak program dan aplikasi manajemen waktu dan kontak di computer ataupun handphone, gunakanlah. Jika Anda lebih suka dengan segala cara, silakan saja digunakan. Tetapi yang jelas, sistem pengingat agenda dapat sangat membantu aktivitas Anda.
Teknik # 3: Minimalkan rapat
Seringkali, banyak hal tidak selesai di dalam sebuah rapat. Banyak orang yang membenci rapat. Banyak orang beranggapan bahwa rapat adalah tempat yang baik untuk sembunyi dari aktivitas luar, dan kemudian merasa menjadi penting jika sedang rapat.
Tapi, pada dasarnya rapat bukanlah cara yang bagus untuk menyelesaikan pekerjaan atau mengetahui apa-apa yang harus dilakukan. Anda membutuhkan sebuah cara untuk menghindari rapat. Jika Anda adalah pemimpin rapat, Anda perlu strategi supaya rapatnya singkat dan bisa kembali kerja. Jika Anda harus menghadiri pertemuan, Anda perlu strategi untuk tidak menghadiri rapat tersebut.
Teknik # 4: Blok waktu Anda
Cara terbaik untuk membuat kita lebih tegas dalam mengatur waktu adalah dengan cara mengeblok waktu Anda. Kebanyakan jadwal orang-orang lebih mengutamakan jadwal bertemu dengan orang lain, dari pada jadwal pekerjaan dirinya sendiri. Maka dari itu, jika Anda sudah memiliki jadwal untuk diri sendiri dan pekerjaan, blok lah jadwal tersebut dan jangan biarkan orang lain merebut waktu Anda. Mungkin terkesan egois, tetapi itulah seni dalam membuat kita lebih tertata hidupnya.
Dalam satu tahun, Anda bisa membuat jadwal atau tanggal yang bisa diblok khusus untuk diri Anda dan pekerjaan. Sebagai contoh, misalnya, Anda memiliki daftar janji untuk menelpon orang lain dalam satu bulan ini. Anda bisa membuat jadwal khusus menelpon dalam satu hari untuk menelpon saja. Istilahnya jadwal menelpon dijadikan satu hari. Di hari itu, Anda mengeblok jadwal seharian untuk menelpon. Itu akan lebih efektif dan Anda bisa memikirkan hal yang lain juga.
Kemudian, minggu ke minggu, bulan ke bulan, Anda bisa mengeblok jadwal Anda untuk berbagai janji kerja seperti ceramah, pembinaan meeting, menulis newsletter, atau menulis buku. Tujuannya tidak lain adalah mengisi waktu Anda yang ‘free’ dengan jadwal-jadwal yang lebih penting. Jika Anda tidak merencanakan jauh-jauh hari, biasanya akan ada orang lain yang mengajak Anda untuk jalan-jalan di watu ‘free’ Anda. Itu akan sangat mengganggu tingkat produktivitas Anda.
Teknik # 5:. Keuntungan dari waktu
Satu hal berikut ini penting untuk diperhatikan. Jika ada sebuah acara bagus yang sebenarnya Anda bisa menikmatinya di rumah, lakukan saja dirumah. Misalnya, seminar bisnis. Pikirkanlah kembali ketika Anda harus menghadiri seminar tersebut. Apakah yang Anda cari adalah ilmunya, atau orang-orang yang ingin Anda temui di acara itu.
Jika yang Anda cari adalah orang-orang yang hadir di seminar itu, Anda mungkin bisa mempertimbangkan untuk hadir. Tetapi, jika ilmu dari seminar itu yang ingin Anda dapatkan, ada baiknya untuk memeriksa lebih detail. Kebanyakan seminar sekarang ini lebih sering diisi untuk sebuah promosi acara atau produk dan jasa. Tidak lebih. Anda bisa saja belajar dengan membeli buku pematerinya, DVD atau CD Audio dari pemateri tersebut. Kebanyakan pemateri seminar selalu memiliki dokumentasi untuk karya-karyanya.
Mengapa seperti itu?
Karena akan banyak waktu yang mungkin akan Anda buang saat pergi menghadiri acara tersebut. Seperti misalnya, macet di jalan, menunggu di bandara, parkir di ruang tamu, dan sebagainya. Hal tersebut seringkali menguras waktu kita terlalu banyak.
Jadi, ketika Anda berkata kepada diri sendiri "itu hanya 30 menit," Anda kehilangan waktu penting Anda.
